SEMARANG – Tata kearsipan menjadi skala prioritas dalam pengelolaan manajerial di Balai Perawatan Perkeretaapian. Keseriusan tersebut diwujudkan dalam pelaksanaan agenda benchmarking pengelolaan arsip, Selasa (23/03/2021).
Maksud dilaksanakannya agenda kerja ini adalah untuk mengetahui tentang pengelolaan kearsipan baik arsip tekstual, arsip audio visual, dan arsip elektronik. Selain itu juga untuk mengetahui tentang standar sarana kearsipan yang dibutuhkan.
Bertempat di Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, kegiatannya ini sebagai respon cepat atas terbitnya Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 48 Tahun 2021 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perhubungan.
Diketahui bahwa Jawa Tengah pernah menjadi provinsi terbaik di Indonesia dalam pengawasan kearsipan. Penghargaan tersebut diberikan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun 2019.
Pengawasan pengarsipan dimaksud meliputi kelayakan dan mutu penyelenggaraan kearsipan oleh unit kearsipan, lembaga kearsipan, lembaga penyelenggara jasa dan diklat kersipan sesuai prinsip yang berlaku.
Sebagai unit kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah membidangi tata kelola kearsipan Provinsi Jawa Tengah. Kepala Bidang Layanan Dan Pemanfaatan Arsip Prambudi Traju Trisno, menekankan betul tentang bagaimana pentingnya kearsipan dikelola secara profesional.
Sebagaimana ia jelaskan bahwa arsip dapat dijadikan bahan input kepada pihak-pihak pengambil keputusan untuk menentukan arah kebijakan pembangunan.
“Arsip di daerah dapat dijadikan dokumen penting untuk disampaikan ke pemerintah pusat, sehingga dapat berfungsi sebagai sumber informasi faktual untuk pengambilan kebijakan secara tepat,” jelas Prambudi.
Kegiatan benchmarking diawali dengan diskusi lalu dilanjutkan dengan kegiatan kunjungan ke gedung depo arsip. Balai Perawatan Perkeretaapian diajak berkeliling ke seluruh fasilitas kearsipan, didampingi oleh Plt. Kepala Seksi Layanan Arsip Diah Triwulansari.
Berdasarkan keterangan dari wanita yang akrab disapa Sari tersebut, untuk memulai pengelolaan arsip, sebuah lembaga harus memiliki daftar identifikasi arsip terhadap seluruh dokumen yang dikelola.
“Dengan adanya identifikasi arsip, perjalanan dokumen akan terpantau dengan mudah, mulai dari arsip aktif sampai dengan status dokumen menjadi arsip in aktif,” terangnya.
Fasilitas pengelolaan arsip yang dimiliki Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbilang lengkap. Di antaranya terdapat fasilitas alih media di ruang preservasi, ruang cold storage, ruang pengolahan arsip in aktif dan statis, serta ruang audio visual.
Proses vital dalam pengelolaan arsip salah satunya ada di tahap pengolahan arsip in aktif dan statis. Disanalah dilakukan proses kerja pengelompokan dan penyimpanan dokumen arsip.
“Berbagai data-data yang bersumber dari arsip in aktif dan statis, dapat diolah menjadi informasi berharga. Informasi yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan,” urainya.
Sementara kendala yang kerap dihadapi dalam pengelolaan arsip adalah berkaitan dengan kepedulian masing-masing pemilik dokumen untuk menyimpan ke sarana arsip dengan benar.
“Seringkali pengelola dokumen hanya melakukan aktifitas register dokumen/surat, tapi tidak diikuti dengan aktifitas memberkaskan dokumen, (atau) mengarsipkan,” papar Sari.
Kepedulian pengelolaan arsip, akan tumbuh dan hadir bila ada kesadaran bersama tentang potensi risiko yang akan dihadapi apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan secara profesional. Salah satunya berkaitan dengan aspek hukum.
“Pernah suatu lembaga pada satu waktu, kesulitan menunjukkan alat bukti di pengadilan dalam kasus perselisihan dengan pihak lain, dikarenakan dokumen yang menjadi alat bukti, tidak dalam penguasaannya,” jelas Sari.
Hal yang disampaikan Sari dapat terjadi pada lembaga/instansi, apabila dokumen yang menjadi alat bukti tidak diarsipkan dengan baik. Sehingga dapat mendatangkan konsekuensi hukum baik pidana atau perdata.
Dengan memahami risiko di bidang tata kearsipan, masing-masing pengelola arsip diharapkan dapat memiliki kesadaran dan kepedulian untuk melakukan pengelolaan arsip secara profesional, dengan baik dan benar.
Humas Baperka
info@balaiperawatan.id
